Työntekijän palkkaaminen - Miten valita oikea henkilö?

Virherekrytointi on yksi pienyrityksen suurimmista riskeistä. Huolimattomasti suoritettu henkilövalinta voi aiheuttaa työmotivaation laskua ja sairauspoissaoloja työyhteisössä. Väärä valinta voi aiheuttaa myös suuria rahallisia tappioita. Uuden työntekijän koulutus ja perehdytys kuluttavat johdon ja muun henkilökunnan arvokasta aikaa. Välinehankinnat, kuten työtuolit, -pöydät, tietokoneet, puhelimet voivat maksaa tuhansia euroja. Vahingoittuneet asiakassuhteet ovat suurin riski. Kustannus menetetystä avainasiakkaasta voi olla massiivinen.

Miksi uuden henkilön valinta suoritetaan ani harvoin ammattimaisesti? Liian moni yritys käyttää tuuria rekrytoinnin pääasiallisena työkaluna. Hyvät tyypit ja entiset kollegat tulisi arvioida samoilla kriteereillä, kuin muutkin ehdokkaat. Hyvän tyypin palkkaaminen ilman kriittistä arviointia voi johtaa ongelmiin.

Tarkoituksenmukainen työpaikkailmoitus

Ammattimainen rekrytointi alkaa työpaikkailmoituksen laatimisella. TE-toimiston yrityspalvelujen asiantuntija Leena Nieminen ohjeistaa listaamaan ilmoitukseen riittävän tarkat valintakriteerit sekä kuvauksen työtehtävästä.

”Ympäripyöreä työpaikkailmoitus antaa hakijalle vähän, mihin tarttua. Kuvaa tarkasti tehtävä, johon henkilöä haetaan. Tuo selvästi esille, etsitkö tekijää asiakasrajapintaan vai tuotekehitykseen. Toivottu aikaisempi työkokemus, koulutustaso, kielitaito ja erityisosaaminen kannattaa ilmoittaa selvästi. Näin voi suorittaa tehokasta esivalintaa.”

Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että hakemusten määrää säädellään työpaikkailmoituksessa listatuilla vaatimuksilla. Mikäli haettavana on useampi henkilö tai jos uuden työntekijän lopullinen toimenkuva tarkentuu myöhemmin, voidaan vaatimukset ja työnkuvaus ilmoittaa laveammin.

Haastattele oikeat henkilöt

Nieminen neuvoo, että jokaista avoinna olevaa paikka kohden kannattaa haastatella 5-6 kandidaattia.

”Kiinnitä hakemuksessa huomiota työkokemukseen, koulutukseen ja tehtävän kannalta oleellisiin taitoihin. Anna arvoa käytännölle. Käykö hakemuksesta ilmi, miten osaamista on käytännössä hyödynnetty? Projektipäällikön titteli voi tarkoittaa melkein mitä tahansa. Sujuva, selkeä ja ytimekäs hakemuskirje tarkoituksenmukaisella informaatiolla on monesti merkki hyvästä hakijasta ”

Kutsut haastatteluihin kannattaa hoitaa henkilökohtaisesti puhelimitse, jos se on mahdollista. Tämä on hyvä tapa arvioida hakijan motivaatiota jo ennen varsinaisia tapaamista. Kiitos hakemuksestanne -viestejä ei vielä tässä vaiheessa kannata lähettää. Portit on hyvä pitää vielä auki kaikille hakijoille yllättävien tilanteiden varalta.

 

Panosta haastatteluun

Haastattele jokainen hakija ennalta mietityn kysymysrungon pohjalta. Kiinnitä erityistä huomiota vastausten johdonmukaisuuteen läpi haastattelun. Anna estradi haastateltavalle, äläkä ole liikaa itse äänessä.

”Anna hakijan vastata kysymyksiin omin sanoin ja pyydä tarvittaessa tarkennuksia. Esimerkiksi: ”osaatko käyttää Exceliä ja miten olet sitä käyttänyt?” tai ”miten olet aiemmin tehnyt uusasiakashankintaa ja mikä siinä on ollut haasteellisinta?”

”On tärkeää pyytää kaikki oleelliset työ- ja tutkintotodistukset nähtäväksi. Kiinnitä huomiota edellisten työsuhteiden päättymisen syihin. Kysy myös, onko hakijalla nimetä suosittelijoita. Liian usein nämä rekrytoinnin perusasiat jäävät haastattelijalta tekemättä.”

Valinnan vaikeus

Jos et ole aivan varma valittavasta henkilöstä, kannattaa tehdä vielä toinen haastattelukierros. Finaaliin voi ottaa 2-3 ehdokasta. Tuo tässä vaiheessa entistä selvemmin ilmi, millaiseen työtehtävään henkilöä ollaan palkkamassa ja millaisia edellytyksiä tehtävän menestyksekäs hoitaminen vaatii. Voit myös esitellä hakijat tuleville kollegoille ja varmistaa, että uusi tulokas sopii porukkaan. Joskus voi olla jopa järkevää valita toiseksi paras hakija, jos hän soveltuu parhaiten työyhteisöön.

”Selvitä hakijoiden tulevaisuuden tavoitteet ja näkymät ja varmista, että ne ovat yhteensopivia yrityksen tulevaisuuskuvan kanssa. Tämä on erityisen tärkeää tilanteessa, jossa hakija on ”ylikoulutettu” tehtävään. Molemman osapuolen kannalta on järkevää, että intressit kohtaavat. ”

Koeaika rekrytoinnin viimeinen vaihe

Liian usein ajatellaan, että homma on hoidettu, kun uusi työntekijä on ensimmäistä päivää töissä. Todellisuudessa koeaikaa tulisi pitää rekrytointiprosessin tärkeimpänä vaiheena. Koeajan aikana voidaan selvittää molemmin puolin, onko valinta ollut oikea. Kannattaa ottaa aikaa kehityskeskusteluille uuden työntekijän kanssa ja selvittää alkuvaiheen tunnelmia ja motivaatiota. Koeajalla tehtyjä työsuhteen purkuja tehdään liian harvoin. Rekrytointiprosessi on raskas ja aikaa vievä, joten vaivaa ei haluta nähdä uudestaan. Välillä kuitenkin kannattaisi.

Ihmiset on usein yrityksen tärkein voimavara ja samalla suurin kuluerä. Etenkään mikro- ja Pk-yrityksillä ei ole varaa hutilyönteihin, sillä henkilöstön merkitys korostuu toiminnan ollessa pientä. Pidä huoli, että hoidat uuden henkilön palkkaamisen ammattimaisesti alusta loppuun asti. Huolehdi myös henkilöistä, joita ei tehtävään valita. Annat yrityksestäsi hyvän kuvan, kun tiedotat kaikkia hakijoita aktiivisesti rekrytoinnin vaiheista.

LEENA NIEMINEN, YRITYSPALVELUJEN ASIANTUNTIJA, PIRKANMAAN TE-TOIMISTO

Certum on toteuttanut uusien asiantuntijoiden palkkaamista varten 3 kuukauden RekryKoulutus –hankkeen yhteistyössä Prospera Management Oy:n sekä  Pirkanmaan TE-toimiston kanssa. Tämän jutun asiantuntija Leena Nieminen toimii Certumin yhteyshenkilönä TE-toimistossa.